март, 2020

Digital-эволюция домашнего офиса: как не сорвать важные проекты, работая из дома

Возможно, 2020 год окажет сильнейшее влияние на привычный формат работы. Например, частично изменения, вызванные пандемией COVID-19 могут стать необратимы в силу того, что деловые вопросы решаются онлайн часто быстрее и проще. Но пока переход на работу в удаленном режиме для многих связан с высоким уровнем стресса...

Простой перенос рабочих инструментов вроде локальных сервисов обмена файлами и корпоративной почты на домашний компьютер не всегда возможен и безопасен. Поэтому переизобретать многие форматы взаимодействия в команде придется заново. А кроме того, научиться настраивать себя на рабочий режим в домашних условиях. Наша команда взаимодействует между собой и с клиентами в удаленном режиме несколько лет, находясь в разных городах. И из огромного многообразия сервисов для внутреннего пользования мы выбрали несколько оптимальных под наши задачи.
Основатель и руководитель коммуникационного агентства Biznesmuza Марина Соболева совместно с командой расширили список онлайн-инструментов для удаленного взаимодействия до тех, которые будут полезны в разных сферах, не только коммуникационной.

***
1. Настрой на работу в условиях home office + фиксирование задач онлайн
2. Специализированные сервисы для удаленной работы в команде
3. Сервисы для онлайн-конференций и планерок
4. Опциональные сервисы: обработка аудио, создание презентаций, визуализация задач


Марина Соболева
Руководитель контент-проектов, владелец Biznesmuza
Настрой на работу в условиях home office
Бeзусловно первостепенная задача при переходе в режим home office – оборудование рабочего места. В условиях, когда команда работает в удаленном формате изначально, этот вопрос обычно решен изнутри, силами руководства и сотрудников. При переезде из офиса на добровольную самоизоляцию лучше позаботиться о том, чтобы снабдить сотрудников необходимой техникой и программами для работы. Исправный компьютер с хорошим интернетом и настроенный на работу сотрудник – необходимый минимум. Как его обеспечить?
Установите программу для учета времени
В условиях работы из дома, особенно если они не типичны для вас, достаточно много отвлекающих факторов. А фактическое отсутствие постоянного внешнего контроля может стать большим стимулом для прокрастинации. Такие программы дисциплинируют в процессах и помогают распределять время на важные дела, минимизируя отвлечение на не важное. Например, это может быть Toggle.
Организуйте рабочее место
Очень важно с комфортом оборудовать рабочее место, сведя к минимуму дискомфорт и отвлекающие факторы. Но также – научиться переключаться с режима «дом» на «работа» и обратно в одних стенах. Из опыта, большой помощник в решении этой задачи на старте – одежда: консервативная для настроя на работу, более расслабленная – возвращает в домашний режим. Возможно не сразу, но через время мозг станет распознавать этот как сигнал: «работаем-отдыхаем».
Минимизируйте беспокойство с обеих сторон
Переход на онлайн-взаимодействие – отличный повод приучить себя фиксировать задачи в электронном виде. Ряд сервисов дает возможность фиксировать личные рабочие задачи, наполнять Inbox и распределять между сотрудниками, делиться списками задач. Кроме того, эти сервисы избавят от необходимости ежечасно отчитываться о проделанной и запланированной работе. А значит, сведут тревожность руководителя к минимуму, повысят уровень комфорта сотрудника.
Планировщики для компьютера
Todolist – максимально простой интернет-сервис для ведения нескольких списков дел одновременно. Можно ставить задачи на несколько дней вперед.
Сервис Miniplan подойдет для простой фиксации списка дел.
Сервис Evernote оптимально подходит для хранения большого объема заметок с возможностью добавления вложений (документов, сканов, видео- и аудиозаписей).
Сервис можно использовать и как систему управления проектами: информацию можно хранить, распределять по функциональным папкам, делиться документами и файлами, где бы вы ни находились. Evernote доступен онлайн со стационарного компьютера, как приложение на смартфоне, при этом можно работать и офлайн – а при подключении к интернету автоматически синхронизировать работу.

Доступно подключение к любому из трех пакетов: бесплатный вариант с минимальным функционалом, премиум-пакет с расширенными опциями и бизнес-пакет с максимумом возможностей.

Также сервис предлагает ряд интересных функций.
  • Сканирование документов.
  • Поиск информации в документах и файлах .pdf.
  • Поиск в рукописном тексте.

Работать в сервисе можно и со смартфона.
Электронный ежедневник LeaderTask помогает управлять командными планами, предоставляет возможность синхронизации данных с разных устройств.
В системе Worksection доступно как планирование времени, так и облачное хранение файлов различных форматов.
Сервис предлагает широкую линейку тарифов от бесплатных до профи.

В платных тарифах предоставляется доступ к тайм-трекингу (постановка задач, лимитированных по времени), диаграмме Ганта (позволяет отследить степень выполнения каждой конкретной задачи и синхронизировать ее с личным календарем исполнителей) и автоматической отчетности (показывает эффективность сотрудников, превышение затрат и задержки по срокам).
Российский сервис Битрикс24 полезен для организации удаленной работы в любом формате: онлайн-офис, команда техподдержки проекта, планирование личных задач и проектов, CRM-система.
Сервис обеспечивает доступ для неограниченного числа сотрудников. Рабочие документы хранятся в облаке, общение происходит в разноуровневых чатах (так называемая «Живая лента»). Есть также возможность проведения видео-конференции с участием не более 10 человек. Автоматически ведется учет рабочего времени и формируется отчетность. Можно использовать как мобильную, так и коробочную версию для ПК.

В связи с эпидемией, компания приняла решение снять ограничение на количество участников в бесплатной версии тарифа онлайн-доступа к сервису.
Тарифы для мобильного доступа Битрикс24
Тарифы для коробочных решений Битрикс24
Планировщики для мобильных
В приложении Todoist можно разбить задачи по дням и неделям.
Цветовые маркеры, группировка задач в проекты, присвоение уровня важности, делегирование задач другим исполнителям – все это доступно в Todoist. Сервис также помогает отследить продуктивность работы по дням, неделям и месяцам, а также степень вовлеченности в тот или иной проект.

Приложение синхронизируется с сервисами Google и Apple для облачного хранения файлов, геометок, голосового управления и пр.
Сервис TickTick поможет составить планы на несколько дней и напомнит о необходимости выполнения задач.
К отдельным задачам можно добавлять теги, оформлять их разными цветами для разграничения личных и рабочих дел, группировать дела в списки и папки с различным уровнем срочности и важности.

Доступна функция голосового ввода новых задач.
Приложение Any.do отличается предельной простотой управления и планирования.
Здесь можно составлять списки дел, планировать проекты и подзадачи в них. Доступно 13 языков на выбор. Умные напоминания всегда заранее известят вас о запланированных делах.
Сервисы для удаленной работы в команде
Простого планировщика может быть недостаточно, когда результат работы зависит от общих для команды задач, а на разных этапах проекта задействованы разные сотрудники. В этом случае на помощь приходят сервисы для организации совместного ведения проектов.
Сервис Asana удобен для планирования работы команды тем, что совмещает в себе электронного мульти планировщика и аналитическую платформу.
Прогресс в выполнении заданий можно отслеживать на каждом этапе. Если задачи повторяются, рабочий процесс легко автоматизировать. Еще один полезный бонус – возможность создавать красочные графики, диаграммы, схемы. Платформа интегрируется с основными приложениями для успешной работы (Outlook, Gmail, Slack и др.). Можно отследить уровень нагрузки на каждого работника, чтобы не допустить перегорания сотрудника или не оставить его без текущих задач. При этом учитывается не только количество задач, но и их сложность.
Бесплатный сервис Trello – отличный помощник в организации удаленного офиса и командной работы.
Вы можете вести работу над несколькими проектами сразу и отслеживать степень их готовности. Эта функция особенно полезна, когда сотрудник не может приступить к задаче, пока не выполнена часть работы коллеги.

Список дел создается из интерактивных карточек с кратким описанием задач. Можно отметить их цветом, поставить срок выполнения, прикрепить ответственных за выполнение задачи, добавить нужные для работы файлы. Для сложных многоуровневых задач создаются чек-листы для поэтапной проработки.

Весь список задач может быть довольно обширным, поэтому для удобства их можно группировать по столбикам: переговоры с партнерами, работа с сайтом, SMM, встречи и онлайн-конференции и т.д. Поставьте крайний срок выполнения, и по мере приближения к дедлайну карточка будет менять цвет маркера на оранжевый, а затем на красный.

Как только завершен описанный в карточке этап работы, ее нужно перенести в столбец выполненных задач, чтобы коллега мог приступить к делам. Увидев новую переданную в работу задачу, сотрудник сигнализирует о ее принятии, по завершении карточку в списке выполненных задач можно будет удалить. Если рабочие задачи периодически повторяются, полезной будет функция копирования задач списками – процесс планирования занимает гораздо меньше времени.

Среди дополнительных функций много полезного: голосование по важным вопросам, синхронизация с календарем и геокартами, разноуровневые права доступа к данным.


Любители стикеров, схем и диаграмм по достоинству оценят сервис Miro.
Над заполнением доски задач трудится вся команда. При необходимости к стикеру крепятся файлы или полезные ссылки. Задачу можно прокомментировать, стрелками обозначить последовательность действий, создать визуально понятные связи между ними.
Сервисы для онлайн-конференций и планерок
Если личная встреча невозможна, всегда можно организовать видео-звонок онлайн. Это необходимо при решении сложных вопросов, где достичь договоренностей в переписке не представляется возможным.
Возможности сервиса Google Hangouts бесплатны.
Для успешной видеовстречи в Hangouts нужно не так много: стабильный интернет, действующий аккаунт в Google и ПК, оснащенный видеокамерой и микрофоном. Кстати, на время распространения вируса и вынужденной изоляции, сервис открыл бесплатный доступ к премиум-функциям. Так, можно создавать видеоконференции на 250 участников и вести онлайн-трансляции для сотни тысяч зрителей совершенно бесплатно.
Еще один популярный сервис для онлайн-конференций и видеосвязи – приложение Zoom.
Учетную запись можно создать бесплатно. В одну сессию можно включить до 100 участников, а длительность ее – не более 40 минут. Сервис обеспечивает высокое качество видео и безопасность (используется технология сквозного шифрования). Есть возможность делать заметки по ходу сессии, включать трансляцию экрана, сохранять видео в облаке или на локальных накопителях.
Платформы для вебинаров
Для онлайн-вебинаров сегодня большой выбор сервисов, которые также можно использовать для решения бизнес-задач.
Платформа MyOwnConference обеспечивает доступ к вебинару с мобильных и стационарных устройств.
Разработчики обещают бесперебойность работы и простоту использования сервиса. Среди функций есть трансляция видео онлайн с количеством ведущих не более 10 человек, демонстрация экрана, запись видео и обратная связь в онлайн-чате. Нарушителей правил можно заблокировать временно или внести в черный список. На сайте сервиса можно создать красочную страничку для регистрации на конференцию или вебинар, причем с использованием индивидуального брендинга.

Даже в бесплатной версии доступен неплохой функционал.
Сервис AnyMeeting предусматривает участие в вебинаре до 12 ведущих и до 1000 человек.
В ходе трансляции можно создавать быстрые опросы для получения отклика аудитории.

По завершении трансляции сервис предоставляет отчет, чтобы вы могли проанализировать воронку продаж.

В остальном платформа имеет схожий функционал с другими сервисами.
Сервис Livestorm предлагает целый набор инструментов для проведения онлайн-вебинаров.
Платформа интегрируется с более чем 1500 приложений. Встроенный интерактивный чат, опросы и вопросы ведущему позволяют мгновенно получать обратную связь. Также сервис предлагает создать красивые странички для регистрации на вебинар и автоматическую e-mail рассылку приглашений.

На время эпидемии премиум-формат можно использовать бесплатно.
Опциональные сервисы: обработка аудио, создание презентаций, визуализация задач
Самое простое и доступное решение – презентации в Google Docs.
Доступ к презентации в интернете открывается по ссылке или индивидуальному приглашению. В настройках доступа можно установить права просматривать, комментировать или редактировать файл. Прямо в шаблоне прописаны рекомендации по созданию презентации.






Для совместной работы с текстами мы используем именно Google docs. Видны все внесенные изменения, но главное – участники проекта могут редактировать документ совместно в режиме онлайн: позволяет собрать обратную связь оперативно и на любом этапе.


Платформа Prezi очень комфортна для быстрой подготовки мультимедийных, динамичных презентаций. Перемещение между элементами получившейся презентации похоже на движение камеры на сценической площадке. Выглядит очень эффектно.
Так выглядит готовая презентация
Если формат видеоконференции неудобен, а 15 секунд на голосовое сообщение в мессенджере мало, при этом важно оперативно информировать всю команду – оптимально подойдут программы для записи аудио с возможностью поделиться ей.
Функционал таких сервисов практически не отличается: используйте Voice Recorder, Онлайн микрофон или Voice Spice. Сервис Vocaroo позволяет не только сохранить запись в облаке или ПК, но и поделиться файлом.

Чтобы преобразовать звуковой файл в печатный текст, подойдут сервисы для транскрибации Speechpad или Dictation. Это отличное решение для тех, кто любит говорить, а не писать. Однако получившийся файл придется отредактировать для комфортного чтения.
Интерактивные ментальные карты подходят для упорядочивания заметок и наработок, а также для визуализации больших объемов данных. Подойдут SpiderScribe, Mindmeister, XMind и Mindnode (для Mac).
Так выглядит простая ментальная карта в сервисе Mindmeister.
Здесь задачи, связанные одной тематикой, можно группировать по блокам, прикреплять файлы различных форматов (фото, картинки, текстовые документы). Созданную карту можно сохранить в формате .jpg или .png.
В кризисные моменты эффективность работы в команде выходит на первый план. Однако не забывайте и о безопасности. Прежде чем внедрять в рабочий процесс новые инструменты, проведите подготовку домашних рабочих мест персонала при содействии IT-отдела. Для предотвращения проблем с безопасностью может потребоваться установка дополнительных лицензий и программ.