Digital-эволюция домашнего офиса: как не сорвать важные проекты, работая из дома

Возможно, 2020 год окажет сильнейшее влияние на привычный формат работы. Например, частично изменения, вызванные пандемией COVID-19 могут стать необратимы в силу того, что деловые вопросы решаются онлайн часто быстрее и проще. Но пока переход на работу в удаленном режиме для многих связан с высоким уровнем стресса...

Простой перенос рабочих инструментов вроде локальных сервисов обмена файлами и корпоративной почты на домашний компьютер не всегда возможен и безопасен. Поэтому переизобретать многие форматы взаимодействия в команде придется заново. А кроме того, научиться настраивать себя на рабочий режим в домашних условиях. Наша команда взаимодействует между собой и с клиентами в удаленном режиме несколько лет, находясь в разных городах. И из огромного многообразия сервисов для внутреннего пользования мы выбрали несколько оптимальных под наши задачи.

Сервис можно использовать и как систему управления проектами: информацию можно хранить, распределять по функциональным папкам, делиться документами и файлами, где бы вы ни находились. Evernote доступен онлайн со стационарного компьютера, как приложение на смартфоне, при этом можно работать и офлайн – а при подключении к интернету автоматически синхронизировать работу.

Доступно подключение к любому из трех пакетов: бесплатный вариант с минимальным функционалом, премиум-пакет с расширенными опциями и бизнес-пакет с максимумом возможностей.

Также сервис предлагает ряд интересных функций.

• Сканирование документов.
  
• Поиск информации в документах и файлах .pdf.
  
• Поиск в рукописном тексте.
  
  

Работать в сервисе можно и со смартфона.

Сервис предлагает широкую линейку тарифов от бесплатных до профи.

В платных тарифах предоставляется доступ к тайм-трекингу (постановка задач, лимитированных по времени), диаграмме Ганта (позволяет отследить степень выполнения каждой конкретной задачи и синхронизировать ее с личным календарем исполнителей) и автоматической отчетности (показывает эффективность сотрудников, превышение затрат и задержки по срокам).

Сервис обеспечивает доступ для неограниченного числа сотрудников. Рабочие документы хранятся в облаке, общение происходит в разноуровневых чатах (так называемая «Живая лента»). Есть также возможность проведения видео-конференции с участием не более 10 человек. Автоматически ведется учет рабочего времени и формируется отчетность. Можно использовать как мобильную, так и коробочную версию для ПК.

В связи с эпидемией, компания приняла решение снять ограничение на количество участников в бесплатной версии тарифа онлайн-доступа к сервису.

Цветовые маркеры, группировка задач в проекты, присвоение уровня важности, делегирование задач другим исполнителям – все это доступно в Todoist. Сервис также помогает отследить продуктивность работы по дням, неделям и месяцам, а также степень вовлеченности в тот или иной проект.

Приложение синхронизируется с сервисами Google и Apple для облачного хранения файлов, геометок, голосового управления и пр.

К отдельным задачам можно добавлять теги, оформлять их разными цветами для разграничения личных и рабочих дел, группировать дела в списки и папки с различным уровнем срочности и важности.

Доступна функция голосового ввода новых задач.

Здесь можно составлять списки дел, планировать проекты и подзадачи в них. Доступно 13 языков на выбор. Умные напоминания всегда заранее известят вас о запланированных делах.

Сервис Asana удобен для планирования работы команды тем, что совмещает в себе электронного мульти планировщика и аналитическую платформу.

Прогресс в выполнении заданий можно отслеживать на каждом этапе. Если задачи повторяются, рабочий процесс легко автоматизировать. Еще один полезный бонус – возможность создавать красочные графики, диаграммы, схемы. Платформа интегрируется с основными приложениями для успешной работы (Outlook, Gmail, Slack и др.). Можно отследить уровень нагрузки на каждого работника, чтобы не допустить перегорания сотрудника или не оставить его без текущих задач. При этом учитывается не только количество задач, но и их сложность.

Вы можете вести работу над несколькими проектами сразу и отслеживать степень их готовности. Эта функция особенно полезна, когда сотрудник не может приступить к задаче, пока не выполнена часть работы коллеги.

Список дел создается из интерактивных карточек с кратким описанием задач. Можно отметить их цветом, поставить срок выполнения, прикрепить ответственных за выполнение задачи, добавить нужные для работы файлы. Для сложных многоуровневых задач создаются чек-листы для поэтапной проработки.

Весь список задач может быть довольно обширным, поэтому для удобства их можно группировать по столбикам: переговоры с партнерами, работа с сайтом, SMM, встречи и онлайн-конференции и т.д. Поставьте крайний срок выполнения, и по мере приближения к дедлайну карточка будет менять цвет маркера на оранжевый, а затем на красный.

Как только завершен описанный в карточке этап работы, ее нужно перенести в столбец выполненных задач, чтобы коллега мог приступить к делам. Увидев новую переданную в работу задачу, сотрудник сигнализирует о ее принятии, по завершении карточку в списке выполненных задач можно будет удалить. Если рабочие задачи периодически повторяются, полезной будет функция копирования задач списками – процесс планирования занимает гораздо меньше времени.

Среди дополнительных функций много полезного: голосование по важным вопросам, синхронизация с календарем и геокартами, разноуровневые права доступа к данным.

Над заполнением доски задач трудится вся команда. При необходимости к стикеру крепятся файлы или полезные ссылки. Задачу можно прокомментировать, стрелками обозначить последовательность действий, создать визуально понятные связи между ними.

Для успешной видеовстречи в Hangouts нужно не так много: стабильный интернет, действующий аккаунт в Google и ПК, оснащенный видеокамерой и микрофоном. Кстати, на время распространения вируса и вынужденной изоляции, сервис открыл бесплатный доступ к премиум-функциям. Так, можно создавать видеоконференции на 250 участников и вести онлайн-трансляции для сотни тысяч зрителей совершенно бесплатно.

Учетную запись можно создать бесплатно. В одну сессию можно включить до 100 участников, а длительность ее – не более 40 минут. Сервис обеспечивает высокое качество видео и безопасность (используется технология сквозного шифрования). Есть возможность делать заметки по ходу сессии, включать трансляцию экрана, сохранять видео в облаке или на локальных накопителях.

Разработчики обещают бесперебойность работы и простоту использования сервиса. Среди функций есть трансляция видео онлайн с количеством ведущих не более 10 человек, демонстрация экрана, запись видео и обратная связь в онлайн-чате. Нарушителей правил можно заблокировать временно или внести в черный список. На сайте сервиса можно создать красочную страничку для регистрации на конференцию или вебинар, причем с использованием индивидуального брендинга.

Даже в бесплатной версии доступен неплохой функционал.

В ходе трансляции можно создавать быстрые опросы для получения отклика аудитории.

По завершении трансляции сервис предоставляет отчет, чтобы вы могли проанализировать воронку продаж.

В остальном платформа имеет схожий функционал с другими сервисами.

Платформа интегрируется с более чем 1500 приложений. Встроенный интерактивный чат, опросы и вопросы ведущему позволяют мгновенно получать обратную связь. Также сервис предлагает создать красивые странички для регистрации на вебинар и автоматическую e-mail рассылку приглашений.

На время эпидемии премиум-формат можно использовать бесплатно.

Доступ к презентации в интернете открывается по ссылке или индивидуальному приглашению. В настройках доступа можно установить права просматривать, комментировать или редактировать файл. Прямо в шаблоне прописаны рекомендации по созданию презентации.

Функционал таких сервисов практически не отличается: используйте Voice Recorder, Онлайн микрофон или Voice Spice. Сервис Vocaroo позволяет не только сохранить запись в облаке или ПК, но и поделиться файлом.

Чтобы преобразовать звуковой файл в печатный текст, подойдут сервисы для транскрибации Speechpad или Dictation. Это отличное решение для тех, кто любит говорить, а не писать. Однако получившийся файл придется отредактировать для комфортного чтения.

Здесь задачи, связанные одной тематикой, можно группировать по блокам, прикреплять файлы различных форматов (фото, картинки, текстовые документы). Созданную карту можно сохранить в формате .jpg или .png.